Повышение доходности малых и средних предприятий.

Размещение базы данных 1С на сервере в Интернет. Подробнее >>>

Организация работы с первичными документами. Подробнее >>>

Перевод первичных документов в электронный вид. Подробнее >>>

Организация работы на малом предприятии.

Во-первых, организуем рабочее место по приёму первичных документов. Это может быть секретарь, менеджер, специалист ПТО.

Основная задача этого рабочего места - принять первичный документ, присвоить ему очередной порядковый номер, дату и время приёма, отсканировать, подшить в папку и убрать в сейф или шкаф.

Всё. Праздник!!! Вы обезопасили себя от потери первичных документов (к сожалению, на предприятии по статистике от 10 до 20% первичных документов теряется по совершенно непонятным причинам).

У Вас зафиксированы дата и время регистрации документа,  от которых можно отсчитать все манипуляции и телодвижения которые должны быть сделаны на основании данного документа.

Небольшие рекомендации на основании нашего положительного опыта организации сканирования документов. Смотрите подробнее >>> .

Далее встаёт вопрос - как передать данные документы исполнителям?

Вариантов несколько:

Во-первых. Если все исполнители располагаются в локальной сети, можно для каждого исполнителя, имеющего отношение к этим бизнес-процессам, сделать на компьютере, исполняющем функции  файл-сервера, каталоги и скопировать туда электронные копии (!!!) документов.

Основной архив отсканированных документов доступен только для сотрудника осуществляющего регистрацию документов. Поэтому принципиально исключается возможность потери электронной копии любого документа.

Во-вторых. Банально с помощью электронной почты. Однако имейте в виду, что могут возникнуть проблемы с почтовыми ящиками.

  1. Обычно ящики небольшой размер. А у Вас картинки. Они серьёзно весят.
  2. Почтовые сервера часто вообще не пропускают вложения больших размеров.
  3. Очень редко, но сообщения теряются. Что тоже не хорошо.

В-третьих. Если Вы организуете работу территориально разнесённых сотрудников через Интернет.

У Google есть прекрасный сервис – Google Disk. При регистрации аккаунта на Google Вам совершенно бесплатно выделяется 5Гб дискового пространства. Как правило его достаточно для организации работы небольшого предприятия. Вы можете настроить два или более компьютеров в единую систему передачи и хранения информации через ресурс Google.

Что это значит?

Вы скачиваете с сайта Google программулину, которая при инсталляции создаёт на компьютере каталог привязанный к аккаунту Google. Затем её можно установить на всех компьютерах, которые должны быть в этой системе (привязка через аккаунт). И далее Google берёт на себя обязательства по синхронизации информации между компьютерами.

Т.е. Вы создали подкаталог на одном компьютере - он появился у всех. Вы сохранили файл на одном компьтере - он появился у всех. Вы удалили файл на одном компьютере - он удалился у всех.

Т.е. Вы создали каталог в который копируете все первичные документы - данный каталог появился у всех (в частном случае - на компьютере Главного бухгалтера.

Главный бухгалтер отработал первичный документ и перенёс его в подкаталог отработанных документов. Этот документ перемещается в подкаталог отработанных документов на всех компьютерах.

Построив правильную систему подкаталогов, Вы всегда будете в курсе того: сколько первичных документов пришло, сколько кем и как отработано.

 
Планируете создать бизнес? Ваш бизнес болен или планируете его расширение? Нужна помощь? Обращайтесь !!! Гарантия конфиденциальности!!!
==> Контакты. ==> Прайс-лист. ==> Подробнее.
Выражаем искреннюю благодарность авторам материалов, размещённых на данном сайте.
Карта сайта
1C 1С Бит (бухучёт и торговля) FreeBSD Linux VMWare
Veeam HP Oracle VirtualBox IBM
Полезные ссылки

АРХИВ САЙТА
Исключительно информационная поддержка!!! И ничего более!!!

Вся информация на сайте не является публичной офертой.
 
Хостинг нашего сайта осуществляется узлом www.cherepovets-city.ru
Бесплатные объявления
© 2000-2018 - 19/10/15 7:51