ДОКУМЕНТООБОРОТ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Документооборот - система организации информационного взаимодействия между заинтересованными сторонами.

Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

В любом случае Документооборот предназначен для организации эффективной работы предприятия.

Документооборот может быть:

1. Бумажным.
2. Безбумажным (электронным).
3. Комбинированным.

Бумажный Документооборот имеет, в своей сути, как основу для размещения любой (в том числе юридически значимой) информации - бумажный носитель.

Это самый древний (не считая клинописи, пергамента или берестяных грамот) способ организации документооборота.

Его основные достоинства:

1. Простота.
2. Привычность.
3. При необходимости может быть организован при полном отсутствии технических средств подготовки документов.

Основные недостатки:

1. Очень низкая оперативность подготовки документов.
2. Большая сложность и трудоёмкость организации контроля прохождения и завершения обработки документов (бизнес-процессов).
3. Сложность хранения и поиска требуемого документа (при необходимости регулярного поиска требуется организация целой архивной службы (со своим штатом и фондом заработной платы - что не реально в рамках малого и почти нереально в рамках среднего предприятия).

Безбумажный (электронный) Документооборот строится на современных технологиях подготовки, хранения и передачи информации (персональные компьютеры, факс, Интернет и пр.).

Основные достоинства:

1. Высокая скорость подготовки, передачи и тиражирования документов.
2. Возможность организации хранения больших объёмов документов (в электронном виде).
3. Возможность быстрого поиска требуемого документа.
4. Возможность построения систем, позволяющих строить "безразрывные" бизнес-процессы. Т.е. документ невозможно ни потерять, ни забыть о его существовании.

Основные недостатки:

1. Требуются технические средства (персональные компьютеры, факсы, системы хранения данных, принтеры, сканеры, подключение к сети Интернет). Хорошая новость состоит в том, что такого оборудования сейчас очень много и стоит оно понятные деньги.
2. Требуется специальная подготовка. Хотя бы в объёме школьной программы.

При организации безбумажного Документооборота возможно создание системы, обеспечивающей юридически значимый документооборот (с помощью электронно-цифровой подписи: ЭЦП). Однако с нашей точки зрения, в настоящее время, данная технология на малом предприятии необходима только в исключительно ограниченных случаях. К примеру при удалённой сдаче отчётности в налоговую инспекцию. При организации текущей работы без этого сервиса в подавляющем большинстве случаев можно обойтись используя другие технологии.

Комбинированный Документооборот. Данный вид Документооборота представлен в настоящее время наиболее широко, поскольку он позволяет соединить достоинства двух первых, минимизируя их недостатки.

1. Все юридически значимые документы созданы на бумажных носителях. Как правило это (в терминологии бухгалтерского учёта) первичные документы с печатями и подписями. С их помощью организуется Документооборот с внешними структурами (Поставщиками, Заказчиками, Налоговой инспекцией, Фондами и пр.). За счёт уменьшения количества бумажных документов уменьшается количество проблем являющихся частью бумажного Документооборота. Тем не менее, поскольку он присутствует, то и присутствуют проблемы, которые периодически приходится решать тратя на это силы, время, деньги.
2. Технологический электронный Документооборот: отправка электронных копий юридически значимых документов по электронным каналам связи (факс, электронная почта и пр.). С обязательной отправкой оригинала документа на бумажном носителе. Данный режим используется исключительно для ускорения технологических процессов.
3. Внутренний Документооборот организуется в электронном виде. Позволяет свести к минимуму потери рабочего времени.

Комбинированный Документооборот позволяет при минимальных затратах на оборудование, оплату каналов связи, обучение персонала построить достаточно эффективные системы Документооборота предпрятия, позволяющий эффективно вести и развивать бизнес.

Достаточно развёрнутый перечень вопросов, который необходимо решить при создании системы документооборота предприятия отражён на странице, куда можно перейти по данной ссылке. Перейти >>>

Однако хорошей новостью для малого бизнеса, является то, что в соответствии со стандартом системы качества ISO 9001 предприятие само определяет количество и качество документов, технологии их размещения и хранения (П.4.2. Примечание №3 "Документация может быть в любой форме и на любом носителе" ).

Подробнее об учёте на предприятиях малого бизнеса. Перейти >>>

В настоящее время технологии управления бизнесом, ранее доступные только крупному бизнесу, продвинулись настолько вперёд, что, в определённом объёме, стали доступны малым и средним предприятиям.

Правильное и умелое их применение позволяет:

• уменьшить нагрузку на руководителя, снижая его усталость и, как следствие, риск принятия неправильных и неадекватных решений, освобождая время для отдыха, решения творческих задач и развитие бизнеса;
• сделать бизнес более прозрачным и более управляемым (для руководителя);
• повысить уровень безопасности бизнеса;
• повысить эффективность работы сотрудников.

Что, в конечном счёте, неизбежно ведёт к снижению издержек и повышению доходности бизнеса (в итоговом варианте от 30% и выше).

Оказываем услуги по организации эффективного Комбинированного Документооборота малым и средним предприятиям. Позволяем свести к минимуму потери от недостатков Бумажного Документооборота. Работаем на Вашей информационной инфраструктуре.
Подробнее >>>